Datenschutzhinweise

Vielen Dank für Ihren Besuch auf unserer Website. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen, das wir sehr ernst nehmen. Deshalb möchten wir Ihnen hier einen transparenten Überblick darüber geben, welche Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website nutzen.

Dabei folgen wir einem klaren Grundsatz: Wir verarbeiten so wenige Daten wie möglich. Daten, die Sie uns über das Kontaktformular oder den Arbeitszeugnis-Generator anvertrauen, verwenden wir ausschließlich für den jeweiligen Zweck und löschen sie, sobald dieser Zweck nicht mehr gegeben ist.

Falls Sie Fragen haben, kontaktieren Sie uns jederzeit gerne.

1. Worum es in diesen Hinweisen geht

Diese Hinweise informieren Sie nach Art. 13 und Art. 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website unter www.personalwerk.de besuchen, uns über die Website kontaktieren oder unseren Arbeitszeugnis-Generator nutzen, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange.

Für unsere Karriereseite gelten eigene Datenschutzhinweise (Abschnitt 11).

2. Verantwortlicher

Personalwerk GmbH
Dieselstraße 22, 61184 Karben, Deutschland
Telefon: +49 6039 9345-0
E-Mail: web@personalwerk.de

3. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten benannt:

Ronald Baranowski, SIX DATENSCHUTZ GmbH, Marktplatz 6, 61118 Bad Vilbel
Telefon: +49 6101 982 94 22, E-Mail: datenschutz@personalwerk.de

4. Aufruf der Website (Server-Protokolle)

Wenn Sie unsere Website aufrufen, übermittelt Ihr Browser technisch bedingt Daten an unseren Webserver. Ohne diese Daten kann die Website nicht ausgeliefert werden; ihre Bereitstellung ist daher für den Besuch der Website erforderlich. Wir speichern sie in Protokolldateien, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seite, die Seite, von der aus Sie zu uns gelangt sind (Referrer), und Browserkennung (User-Agent).

Zwecke: Auslieferung der Website, Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit unserer Systeme sowie Erkennung, Abwehr und Aufklärung von Störungen und Angriffen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung der Website.

Speicherdauer: Die Protokolldaten werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich ist, löschen wir nach dessen Abschluss.

Wir werten die Protokolldaten nur aus, wenn dies zur Aufklärung von Störungen oder Angriffen erforderlich ist. Nutzungsstatistiken oder -profile erstellen wir daraus nicht, und wir führen die Daten nicht mit anderen Datenquellen zusammen.

5. Hosting

Die Website wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren in Deutschland betrieben. Hetzner verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

6. Cookies und Zugriffe auf Ihr Endgerät

Beim Besuch unserer Website speichern wir keine Cookies auf Ihrem Endgerät und greifen auch nicht auf andere Informationen auf Ihrem Endgerät zu, etwa über den lokalen Speicher des Browsers. Verarbeitet werden nur die Daten, die Ihr Browser beim Seitenaufruf ohnehin übermittelt (Abschnitt 4).

7. Schriftarten, Skripte und Bilder

Alle Schriftarten, Skripte, Symbole und Bilder werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Beim Aufruf der Website stellt Ihr Browser keine Verbindung zu Servern anderer Anbieter her.

8. Kontaktformular

Über das Kontaktformular können Sie uns eine Anfrage senden. Wir verarbeiten dabei:

• Name (Pflichtangabe, zur Ansprache)
• Unternehmen (Pflichtangabe, zur Zuordnung Ihrer Anfrage)
• E-Mail-Adresse (Pflichtangabe, zur Beantwortung)
• Ihr Anliegen (freiwillige Angabe)

Zweck: Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags gerichtet ist. Im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung von Anfragen zu unseren Leistungen.

Übermittlung: Die Angaben werden per E-Mail über Microsoft 365 an die zuständige Stelle in unserem Haus übermittelt und dort bearbeitet. Auf dem Webserver werden die Formularinhalte nicht gespeichert.

Speicherdauer: Wir löschen Ihre Anfrage sechs Monate nach ihrer abschließenden Bearbeitung. Führt die Anfrage zu einem Geschäftsverhältnis oder ist sie als Handels- oder Geschäftsbrief aufzubewahren, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB, § 147 AO).

Die Pflichtangaben benötigen wir, um Ihre Anfrage bearbeiten zu können. Ohne sie ist eine Anfrage über das Formular nicht möglich. Sie können uns alternativ per E-Mail oder telefonisch erreichen (Abschnitt 2).

9. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer entsprechen Abschnitt 8.

10. Arbeitszeugnis-Generator

Auf unserer Website stellen wir einen Generator zur Erstellung von Arbeitszeugnissen bereit. Er ist eine Eigenentwicklung und wird auf unserem Webserver betrieben. Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Personalwerk GmbH. Das Zeugnis wird aus vorgegebenen Textbausteinen und Ihren Angaben erstellt. Externe Dienste, insbesondere KI-Dienste, sind daran nicht beteiligt.

Ablauf

Ihre Angaben werden erst an uns übermittelt, wenn Sie auf „Zeugnis erstellen“ klicken. Sie erhalten dann eine E-Mail mit einem Link, der 24 Stunden gültig ist und über den Sie das Zeugnis herunterladen können.

Verarbeitete Daten

Ihre Angaben: E-Mail-Adresse (Pflichtangabe) und Beschreibung Ihres Unternehmens (freiwillig).

Angaben zur beurteilten Person:

• Identifikationsdaten: Name (Pflichtangabe), Titel, Geburtsdatum, Geburtsort, Wohnort
• Beschäftigungsdaten: Position, Einstellungs- und Austrittsdatum (Pflichtangaben), Bereich oder Abteilung, Aufgaben, Beendigungsgrund
• Beurteilungen der Leistung und des Verhaltens sowie besondere Erfolge
• freie Zusatzangaben

Angaben zu Gesundheit, Behinderung, Religion, Gewerkschafts- oder Betriebsratszugehörigkeit sind im Generator nicht vorgesehen. Bitte geben Sie solche Angaben nicht ein.

Missbrauchsschutz: Beim Absenden speichern wir für 60 Sekunden einen Hashwert Ihrer IP-Adresse, um wiederholte automatisierte Anfragen zu verhindern. Danach wird er automatisch gelöscht.

Zweck

Erstellung und Bereitstellung des Arbeitszeugnisses. Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir ausschließlich für den Versand des Bestätigungslinks. Wir nutzen sie nicht für Werbung und übernehmen sie nicht in andere Systeme.

Rechtsgrundlage

• Für Ihre Angaben: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des von Ihnen angeforderten Dienstes).
• Für die Angaben zur beurteilten Person: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung des Generators, das Interesse der Nutzenden in der Erstellung eines Arbeitszeugnisses, auf das Beschäftigte nach § 109 GewO einen Anspruch haben.
• Für den Missbrauchsschutz: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz des Dienstes vor automatisierter Nutzung.

Speicherdauer

• E-Mail-Adresse, Formularangaben und Zeugnisdatei löschen wir unmittelbar beim Download.
• Wird das Zeugnis nicht innerhalb der 24-stündigen Gültigkeit heruntergeladen, löschen wir die Daten beim nächsten täglichen Löschlauf, spätestens 48 Stunden nach der Anforderung.
• In unseren Datensicherungen bleiben die Daten verschlüsselt für höchstens 90 Tage erhalten. Sie werden danach automatisch überschrieben und dienen ausschließlich der Wiederherstellung bei technischen Störungen.

Sicherheit und Empfänger

E-Mail-Adresse und Formularangaben werden in der Datenbank verschlüsselt gespeichert (AES-256). Den Bestätigungslink versenden wir als reine Text-E-Mail ohne Tracking über unseren E-Mail-Dienstleister (Abschnitt 14).

Hinweis an beurteilte Personen

Wurde mit dem Generator ein Zeugnis über Sie erstellt, haben wir Ihre Daten nicht bei Ihnen selbst erhoben, sondern von der Person, die den Generator genutzt hat. Die Angaben werden ausschließlich zur Erstellung des Zeugnisses verarbeitet und nach den genannten Fristen gelöscht. Ihre Rechte nach Abschnitt 17, einschließlich des Widerspruchsrechts, sowie das Beschwerderecht nach Abschnitt 18 stehen Ihnen ebenfalls zu.

Die als Pflichtangaben gekennzeichneten Felder, einschließlich Ihrer E-Mail-Adresse, sind erforderlich, um den Generator zu nutzen. Ohne sie kann das Zeugnis nicht erstellt und bereitgestellt werden. Eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht.

11. Karriereseite und Bewerbungen

Unsere Stellenangebote und die Möglichkeit zur Bewerbung finden Sie auf unserer Karriereseite https://karriere.personalwerk.de. Sie wird über ein eigenes System betrieben, das von dieser Website technisch getrennt ist. Welche Daten wir dort verarbeiten, insbesondere im Bewerbungsverfahren, beschreiben die Datenschutzhinweise der Karriereseite unter https://karriere.personalwerk.de/datenschutz.

12. Links zu anderen Websites

Unsere Website enthält Links zu Websites anderer Anbieter, etwa zu unseren Profilen in sozialen Netzwerken und zu Stellenbörsen, deren Produkte wir anbieten. Es handelt sich um einfache Links: Beim Aufruf unserer Seiten werden keine Daten an diese Anbieter übertragen. Erst wenn Sie einen Link anklicken, ruft Ihr Browser die Website des jeweiligen Anbieters auf. Ab dann ist dieser Anbieter für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich, und es gelten seine Datenschutzhinweise.

13. Reichweitenmessung und Werbung

Wir setzen auf dieser Website keine Dienste zur Reichweitenmessung, Analyse oder Werbung ein und bilden keine Nutzungsprofile.

14. Empfänger

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die sie zur Erfüllung der genannten Zwecke benötigen. Außerhalb unseres Unternehmens erhalten Daten:

• Hetzner Online GmbH als Anbieter von Hosting und Datensicherung (Abschnitt 5), als Auftragsverarbeiter
• Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, als Anbieter unseres E-Mail-Dienstes (Microsoft 365), als Auftragsverarbeiter. Ort der Verarbeitung / Rechenzentrum: EU / EWR (Microsoft garantiert über die „EU Data Boundary“ die Speicherung und Verarbeitung primär in Europa, z. B. Deutschland/Irland)
• öffentliche Stellen, soweit wir gesetzlich zur Übermittlung verpflichtet sind

15. Übermittlung in Drittländer

Wir übermitteln personenbezogene Daten grundsätzlich nicht in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums. Microsoft 365 nutzen wir im Rahmen der EU Data Boundary. Soweit Microsoft im Einzelfall Daten in die USA übermittelt, erfolgt dies auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO).

16. Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

17. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an die in Abschnitt 2 genannten Kontaktdaten oder an unseren Datenschutzbeauftragten (Abschnitt 3).

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten einzulegen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht. Das betrifft auf dieser Website die Server-Protokolle (Abschnitt 4), Anfragen außerhalb einer Vertragsanbahnung (Abschnitt 8) sowie im Arbeitszeugnis-Generator die Angaben zur beurteilten Person und den Missbrauchsschutz (Abschnitt 10). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch ist formfrei und kann an die Kontaktdaten in Abschnitt 2 gerichtet werden.

18. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 31 63, 65021 Wiesbaden
Telefon: +49 611 1408-0, E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de, https://datenschutz.hessen.de

19. Datensicherheit

Die Verbindung zwischen Ihrem Browser und unserem Server ist per HTTPS (TLS) verschlüsselt. Anfragen über das Kontaktformular und die E-Mails des Arbeitszeugnis-Generators übermitteln wir transportverschlüsselt.

20. Stand und Änderungen

Stand: September 2026. Wir passen diese Hinweise an, wenn sich die Website, die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.